Bei unserem PR-Impuls im September zeigte Dr. Iris Heilmann, Geschäftsführerin der internationalen Kommunikationsagentur Palmer Hargreaves, den rund 500 Teilnehmern anhand konkreter Praxisbeispiele, wie Kommunikationsabteilungen die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) erfolgreich gestalten können. Ihr Fazit: Nur mit klarer Strategie, partizipativer Umsetzung und messbaren Kriterien wird KI von der Insellösung zum echten Transformationsmotor.

Ein positiver und vielleicht überraschender Einstieg zu Beginn: bei der weltweiten Nutzung von Chat GPT liegt Deutschland hinter den USA auf Platz 2, das Thema ist also hochaktuell und brennt nicht zuletzt der Unternehmenskommunikation unter den Nägeln. 

Status quo: KI ist da – aber selten strategisch verankert

Laut PR-Trendmonitor (05/2025) haben 82 % der Kommunikationsabteilungen Zugang zu KI-Tools wie ChatGPT.
Doch nur 25 % verfügen über klare Leitlinien, 23 % über interne Fachunterstützung, 18 % über Budgets – und nur jede zehnte Abteilung über Angebote zu ethischen oder rechtlichen Fragen. KI ist präsent, aber meist ohne verbindliches Mandat, Strategie und Ressourcen.

Die fünf Reifegrade von KI-Nutzung

Kommunikationsabteilungen bewegen sich aktuell zwischen spontaner Einzelanwendung und ersten systematischen Ansätzen. Heilmann skizzierte fünf Entwicklungsstufen:

• Ad-hoc-Nutzung für alltägliche Aufgaben
• Regelmäßige Anwendung mit Prompts und Datenintegration
• Systematische Nutzung durch Assistenten
• Verknüpfte Anwendungen mit Retrieval-Augmented Generation (RAG)
• Vollständig KI-gestützte Organisation mit durchgängig automatisierten Prozessen

Erfolgreiche Transformation folgt einem klaren Prozess:
das „3 P-Modell“ von Palmer Hargreaves

• Prepare: Grundlagen schaffen, Erwartungen klären, Governance und Leitlinien definieren.
• Pace: Erste Projekte umsetzen, Use Cases priorisieren, Prototypen entwickeln, Learnings sammeln.
• Perform: Skalierung, Integration in die Organisation, kontinuierliche Optimierung und messbarer Mehrwert.

So entsteht ein strukturierter Fahrplan, der schnelle Erfolge ermöglicht, aber gleichzeitig langfristige Wirksamkeit sicherstellt.

Kriterien für die Use-Case-Priorisierung

Welche Anwendungsfälle zuerst umgesetzt werden, entscheidet eine Scoring-Matrix. Typische Kriterien:

• Zeit- und Kostenersparnis
• Qualitätsverbesserung
• Technische Machbarkeit
• Innovationsgrad
• Datenschutz- und Compliance-Konformität
• ROI und strategische Relevanz

Typische Stolpersteine vermeiden

Tool-Wildwuchs und Schatten-IT: Ein einheitlicher Technologie-Stack ist entscheidend. 
Unklare Zielsetzung: Kein Projekt ohne präzise Zielformulierung.
Unterschiedliche Interessen und Wissensstände: Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar sein.

Mensch im Zentrum – Akzeptanz schaffen

Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden werden durch aktive Beteiligung wie etwa Workshops, Trainings, Masterclasses und Hackathons.
Akzeptanz und Vertrauen entstehen durch Transparenz, Beteiligung und konkrete Lernerfahrungen.
KI ersetzt nicht die Kommunikationsprofis, sondern entlastet sie von Routinetätigkeiten – für die eigentlichen „Gray Hair“- und „Rocket Science“-Aufgaben:
Erfahrung, Urteilskraft, Kreativität und strategische Beratung.
 
Die Einführung von KI in Kommunikationsabteilungen ist kein Tool-Projekt, sondern ein Transformationsprozess. Erfolgreich wird er nur, wenn er systematisch geplant, interdisziplinär umgesetzt und kontinuierlich begleitet wird.

Dr. Iris Heilmann machte deutlich: KI kann Routinen beschleunigen und Qualität steigern – der Unterschied liegt aber im strategischen, menschlichen Mehrwert, den Kommunikation leistet. Wer eine klare Roadmap verfolgt, Stolpersteine meidet und die Belegschaft mitnimmt, schafft den Sprung von der Insellösung zur echten KI-gestützten Kommunikationsorganisation.

Vielen Dank den Einblick in Ihre wertvollen Erfahrungen bei der planvollen Einführung von KI in der Unternehmenskommunikation, liebe Frau Dr. Heilmann!